Wie Cybozu mit KI‑Sprachtechnologie die globale Kommunikation ermöglicht

Können Sie uns etwas über sich selbst und Cybozu erzählen?

Ich bin General Manager der Abteilung für Informationssysteme der Betriebsabteilung bei Cybozu Inc. Die Hauptaufgaben der Abteilung für Informationssysteme umfassen die interne Systemgestaltung, den Aufbau und den Betrieb. Die Abteilung für Informationssysteme besteht aus drei Teams: 

• Das Team, das PCs und Smartphones bereitstellt, Geräte einrichtet und auf Anfragen von Nutzern reagiert
• Das Team, das Cloud‑Dienste wie DeepL einführt und deren Kontoverwaltung übernimmt
• Das Team, das hauptsächlich für die Entwicklung verantwortlich ist

Meine Aufgabe ist es, alle drei Teams zu koordinieren.

Cybozu verfügt über zwei Geschäftsbereiche: Groupware-Produkte und Lösungen zur Verbesserung der Teamarbeit. Im Bereich Groupware entwickeln, verkaufen und betreiben wir vier Produkte: Kintone, Garoon, Cybozu Office und Mailwise. Als Entwickler von Groupware, die für den Informationsaustausch zwischen Teams und Organisationen eingesetzt wird, haben wir uns unserem Ziel verschrieben: „Eine Gesellschaft aufbauen, die von Teamarbeit geprägt ist.“

Können Sie uns etwas über Ihre jüngste globale Marktexpansion erzählen?

Wir entwickeln Kintone für ausländische Märkte in verschiedenen Ländern und Regionen, darunter die USA, Australien, China, Taiwan, Malaysia und Vietnam.

Wir stellen auch Mitarbeitende unabhängig von ihrer Nationalität oder Muttersprache ein und werben ausländische Mitarbeitende in Japan an. Dies basiert auf der Idee, dass wir die verschiedenen Märkte verstehen müssen, wenn wir ein Produkt entwickeln wollen, das in diesen Märkten eingesetzt wird. Für einige Entwicklungsteams spielt es keine Rolle mehr, ob ein Bewerber japanischer Staatsangehöriger ist oder Japanisch spricht.

In welchen Bereichen hielten Sie den Einsatz von KI‑Übersetzung und maschineller Übersetzung für notwendig?

Wir sind global präsent und haben Niederlassungen in Vietnam, China und den USA.

An jedem Standort gibt es mehr Mitarbeitende aus den jeweiligen Ländern als japanischsprachige Mitarbeitende. Die Arbeitssprache variiert also je nach Standort.

In Vietnam wird auf Vietnamesisch kommuniziert, in den USA auf Englisch, in China hauptsächlich auf Chinesisch und in Japan auf Japanisch. Betrachtet man jedoch das Gesamtbild, so ist der Anteil der Mitarbeitenden, die Japanisch sprechen, zwangsläufig hoch. Daher findet ein Großteil der Kommunikation über die Groupware auf Japanisch statt.

Viele nicht-japanische Teammitglieder konnten die Dokumente deshalb nicht lesen und hatten Schwierigkeiten, sich an den Diskussionen zu beteiligen. Aus diesem Grund haben wir begonnen, Übersetzungstools in Betracht zu ziehen, da wir der Meinung waren, dass wir Unterstützung bieten müssen, um Sprachbarrieren zu beseitigen.

Es standen zahlreiche Optionen zur Verfügung, darunter KI‑Übersetzungstools und maschinelle Übersetzung. Warum haben Sie sich für DeepL entschieden?

Das Wichtigste war, dass wir aus öffentlich zugänglichen Daten wussten, dass die Sicherheitsstandards von DeepL hoch sind. Ich glaube, es ist mehr als vier oder fünf Jahre her, dass wir erstmals die Einführung eines Übersetzungstools in Betracht gezogen haben. Die meisten Tools nutzten damals jedoch die eingegebenen Daten, um ihre Übersetzungssysteme zu verbessern.

DeepL hingegen hat stets betont, dass es eingegebene Daten umgehend löscht und sicher verarbeitet. Als Abteilung für Informationssysteme legen wir mehr Wert auf Sicherheit und einfache Bedienung als auf Benutzerfreundlichkeit. Wir haben DeepL als das Tool in Betracht gezogen, das in Bezug auf Sicherheit am besten geeignet zu sein schien.

Wie bewerten Ihre Nutzer DeepL?

Viele Nutzer sagen, dass die Übersetzungsergebnisse von DeepL natürlicher wirken als die von anderen Anbietern.

Andere Übersetzungstools liefern angeblich Übersetzungen, die etwas holprig wirken, oder Sätze, die wie Beispielsätze klingen. Ein weiteres Problem bestand darin, dass die Nutzer nicht einschätzen konnten, ob sie die Übersetzungsergebnisse ohne Bearbeitung verwenden konnten, und daher vorsichtig sein mussten. 

Sie mussten beispielsweise jedes Wort zurückübersetzen oder nachschlagen. DeepL genießt einen ausgezeichneten Ruf hinsichtlich der Genauigkeit seiner Übersetzungen, und die Übersetzungsergebnisse können unverändert verwendet werden. Daher nutzen viele unserer Mitarbeitenden nun DeepL. Außerdem wird oft erwähnt, dass die Desktop‑App sehr benutzerfreundlich ist. Es scheint, dass alle die Tastenkombinationen verwenden, um sofort zu übersetzen.

Wir haben viele Entwickler, daher ist es auch von Vorteil, dass es Tastenkombinationen gibt und dass die App für Entwickler einfach zu bedienen ist.

Was übersetzen Sie in der Regel und in welchen Situationen wird am häufigsten eine Übersetzung benötigt?

Ich nutze DeepL zur Übersetzung von Spezifikationen und E‑Mails.
Derzeit bieten wir Support für Produkte für ausländische Märkte an, daher verwenden wir DeepL auch für einige dieser Übersetzungen.

In unserem Unternehmen erfolgt die gesamte interne Kommunikation grundsätzlich über Kintone.
Wir nutzen DeepL auch, um in Kintone erstellte Handbücher und FAQs ins Englische zu übersetzen.

Darüber hinaus verwenden wir die Browsererweiterung, um ganze Seiten zu übersetzen.

Bei Cybozu gab es bereits viele Nutzer von DeepL. Mit welchen Herausforderungen waren Sie während des Implementierungsprozesses konfrontiert?

Vor der unternehmensweiten Einführung nutzten mehrere Teams kostenpflichtige DeepL-Abonnements. Darüber hinaus war DeepL nahezu allen bekannt, sodass es keine größeren Herausforderungen bei der Implementierung gab.

Unsere internen Vorschriften verlangten aus Sicherheitsgründen die Nutzung des kostenpflichtigen DeepL-Abonnements, jedoch überließen wir die Kontoverwaltung und die Verträge den Nutzern. Dieses Mal organisierte die Abteilung für Informationssysteme eine unternehmensweite Einführung mit der Richtlinie, Lizenzen an Mitarbeitende zu vergeben, die diese nutzen wollten.

In Bezug auf die Verwaltung konnten wir das System so einführen, dass die Belastung für die Abteilung für Informationssysteme reduziert wurde und gleichzeitig den Nutzern erhebliche Vorteile geboten wurden. Dies war ein wesentlicher Aspekt des Projekts.

Beispielsweise ermöglicht SSO den Nutzern, sich selbst zu registrieren und eigene Konten zu erstellen. Wenn das Kontolimit erreicht ist, deaktiviert das System automatisch ungenutzte Konten. 

Manchmal hört man, dass es schwierig ist, Tools zu verwenden, deren ROI nicht gemessen werden kann. Hat Cybozu bei der unternehmensweiten Einführung von DeepL den ROI berücksichtigt?

Anstelle des ROI wird DeepL dieses Mal als Lösung für ein sichtbares Problem eingeführt.

In diesem Fall ist die Sprachbarriere ein Problem, das innerhalb von Cybozu zunehmend wahrgenommen wird. Da die Zahl der Mitarbeitenden, deren Muttersprache nicht Japanisch ist, zugenommen hat, gibt es Personen, die Mitteilungen nur verstehen können, wenn sie sowohl auf Englisch als auch auf Japanisch verfasst sind, wenn sie an das gesamte Unternehmen gesendet werden. 

Außerdem gibt es in der täglichen Kommunikation Situationen, in denen Diskussionen nur auf Englisch geführt werden können. Die Abteilung für Informationssysteme führt Tools ein, um zu unterstützen, damit alle die Kommunikation verstehen können.

In Bezug auf den ROI halte ich es für durchaus möglich, aufzuzeigen, wie viel Zeit bei der Übersetzung und Kommunikation eingespart wurde. Ich spüre die Auswirkungen auf jeden Fall.

Ich bin jedoch der Ansicht, dass die Einführung von DeepL einen weiteren Effekt hat: Derzeit erleichtert es Teammitgliedern aus Übersee, mit mir in Kontakt zu treten. Wenn meine Kommentare in der Muttersprache des Mitarbeitenden verfasst sind, sind die Inhalte verständlich und die Nuancen können vermittelt werden. 

Das macht es für alle einfacher, sich mit mir zu beraten, und ich habe häufig das Gefühl, dass die sogenannte Sprachbarriere abgebaut wurde. Es ist schwer zu sagen, ob das wirklich stimmt, jedoch bin ich der Ansicht, dass DeepL einen positiven Einfluss auf unsere Kommunikation hat, der sich nicht quantifizieren lässt.

Was sind die Ergebnisse der Beseitigung von Sprach‑ und Kommunikationsbarrieren, und wie sieht Ihre Vision für die Zukunft aus?

Aus IT‑Sicht streben wir an, Informations‑ und Standortunterschiede so weit wie möglich zu reduzieren. Wenn ein Unternehmen global konkurrieren will, wird häufig betont, dass es wichtig ist, jederzeit und überall arbeiten zu können. Allerdings habe ich in letzter Zeit den Eindruck gewonnen, dass für unser Unternehmen auch „mit allen“ an Bedeutung gewinnt.

Nach Covid‑19 haben viele Unternehmen mit Homeoffice begonnen, und es ist nicht mehr ungewöhnlich, überall und jederzeit arbeiten zu können. An zweiter Stelle der Prioritäten bei Cybozu steht daher „mit allen“. Das erste Problem, das bei der Zusammenarbeit mit einer vielfältigen Gruppe von Menschen mit unterschiedlichen Denkweisen auftritt, ist die Sprachbarriere. Ich bin der Ansicht, dass sich eine neue Arbeitsweise abzeichnen wird, wenn diese Barriere beseitigt wird.

Durch den Austausch von Informationen und die globale Kommunikation können wir neue Ideen entwickeln, auf die wir nicht gekommen wären, wenn wir nur auf Japanisch kommuniziert hätten. Cybozu tritt nun in die Phase „jederzeit, überall und mit allen“ ein. Ich denke, dass der erste Schritt zur Förderung dieser Struktur darin besteht, Menschen mit unterschiedlichen Sprachen die Möglichkeit zu geben, miteinander zu kommunizieren.